Archiwista / archiwistka to osoba, która pracuje w archiwach najróżniejszych instytucji. Osoba ta odpowiedzialna jest za przechowywanie i zarządzanie dokumentacją znajdującą się w zbiorach uporządkowanych w tematyczne akta.

Praca w zawodzie może być wykonywana w:

  • instytucjach państwowych,
  • instytucjach kościelnych,
  • bibliotekach,
  • muzeach,
  • archiwach zakładowych i państwowych,
  • szpitalach,

i wszędzie tam, gdzie przetrzymywane są różnorodne zbiory dokumentów.

Archiwista to osoba skrupulatna, dobrze zorganizowana i uwielbiająca pracę z dokumentami. Archiwista dba o to, aby żaden dokument nigdzie się nie „zapodział”. Do zadań archiwisty należy sporządzanie list, aby wszystko znajdowało się w odpowiednim miejscu, gdy będzie potrzebne. Archiwista zajmuje się gromadzeniem, opracowywaniem, zabezpieczeniem oraz udostępnianiem dokumentacji.

Obowiązki archiwisty związane są z obiegiem dokumentów. Do głównych zadań należących do zakresu obowiązków archiwisty zalicza się opiekę nad zbiorami dokumentów, czyli ich ochrona oraz ochrona danych w nich zawartych.

Archiwista zajmuje się gromadzeniem akt, odpowiednio je klasyfikując i opisując. Następnie dba o odpowiednie przechowywanie tychże dokumentów oraz udostępnia je w razie potrzeby osobom trzecim. Praca w tym zawodzie wymaga oceny, czy zbiory dokumentów są zdatne do użytku, a także, czy któreś z nich nie należy zniszczyć.

Cel szkolenia

Celem szkolenia jest przekazanie uczestnikom kompleksowej wiedzy z zakresu obiegu dokumentów w firmie oraz zapoznanie uczestników z typowymi czynnościami kancelaryjnymi oraz sposobami archiwizacji dokumentów.

Ponadto celem szkolenia jest nabycie umiejętności praktycznego wykorzystania normatywów kancelaryjnych.

Uczestnicy podczas szkolenia nauczą się właściwego klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów, poznają zasady sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych oraz tryb przekazywania zgromadzonej dokumentacji do archiwum zakładowego/składnicy akt.

Uczestnicy szkolenia nauczą się ponadto właściwego porządkowania dokumentacji z uwzględnieniem ich kategorii archiwalnych oraz nadawania numeru sprawy i opisywanie teczek aktowych – czyli przetwarzania, obsługiwania i sposobów zajmowania się dokumentami już od momentu ich wytworzenia.

Korzyści dla uczestników

W trakcie wykładów uczestnicy zostaną zapoznani z najważniejszymi zagadnieniami teoretycznymi – przepisami i terminami prawa archiwalnego – których znajomość jest niezbędna w pracy z dokumentami. Poznają najważniejsze obowiązki aktotwórców i konsekwencje związane z nieprzestrzeganiem wytycznych i niewłaściwym przechowywaniem i ochroną dokumentów.

Odbiorcy szkolenia

  • Kurs skierowany jest dla osób, które na co dzień zajmują się pracą w obszarze administracji biurowej.
  • Dla osób nie związanych zawodowo z administracją biurową, ale które chcą odnaleźć swoją drogę zawodową.
  • Udział w szkoleniu mogą wziąć osoby z co najmniej wykształceniem średnim.

Program szkolenia

I. Podstawowe przepisy prawa archiwalnego

  1. Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
  2. Rozporządzenie w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji
  3. Pozostałe przepisy

II. Zarządzanie dokumentacją

  1. Rodzaje i funkcje normatywów kancelaryjnych
  2. Wprowadzanie i opiniowanie normatywów kancelaryjnych
  3. Instrukcja kancelaryjna

III. Systemy kancelaryjne

  1. Dziennikowy system kancelaryjny
  2. Bezdziennikowy system kancelaryjny
  3. Mieszany system kancelaryjny

IV. System tradycyjny i system EZD

  1. System tradycyjny
  2. System EZD

V. Obieg dokumentacji i podstawowe czynności kancelaryjne

  1. Czynności kancelaryjne
  2. Obieg pism i przesyłek
  3. Rejestrowanie i znakowanie spraw

VI. Rejestrowanie przesyłek

  1. Znakowanie spraw i akt
  2. Dokumentacja tworząca akta sprawy i nietworząca akt sprawy

VII. Przekazywanie dokumentacji z komórek organizacyjnych

VIII. Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji

  1. Klasyfikacja dokumentacji
  2. Jednolity rzeczowy wykaz akt

IX. Kwalifikacja – podział akt na kategorie archiwalne

  1. Materiały archiwalne
  2. Dokumentacja niearchiwalna
  3. Kwalifikator dokumentacji

X. Porządkowanie dokumentacji

  1. Porządkowanie materiałów archiwalnych (kat. A)
  2. Porządkowanie dokumentacji niearchiwalnej (kat. B)
  3. Opisanie teczek i tomów

XI. Przejmowanie i gromadzenie dokumentacji

  1. Przejmowanie dokumentacji
  2. Ewidencja dokumentacji
  3. Wycofywanie dokumentacji
  4. Skontrum dokumentacji
  5. Przejmowanie dokumentacji w systemie EZD
  6. Elektroniczna ewidencja dokumentacji tradycyjnej

XII. Organizacja oraz zadania archiwum zakładowego i składnicy akt

  1. Sposób użytkowania i postępowania z Instrukcją Archiwalną

XIII.  Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji

  1. Lokal i wyposażenie archiwum zakładowego (składnicy akt)
  2. Warunki przechowywania i ochrona zasobu
  3. Udostępnianie dokumentacji

XIV.  Brakowanie i niszczenie dokumentacji

XV.  Archiwizacja dokumentacji projektów europejskich

  1. Zasady archiwizacji dokumentacji projektów europejskich
  2. Kwalifikacja archiwalna i okresy przechowywania

XVI. Przekazywanie dokumentacji do archiwum państwowego

  1. Przekazywanie materiałów archiwalnych
  2. Przekazywanie materiałów archiwalnych tworzących ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny
  3. Przekazywanie dokumentacji elektronicznej

XVII.  Postępowanie z dokumentacją w razie reorganizacji lub ustania działalności jednostki organizacyjnej

  1. Postępowanie w przypadku reorganizacji
  2. Postępowanie w przypadku ustania działalności
  3. Przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej

XVIII.  Nadzór nad postępowaniem z dokumentacją

  1. Nadzór archiwalny
  2. Kontrola archiwum państwowego
  3. Ekspertyza archiwalna

XIX.  Archiwum elektroniczne – praca z programem ArchiveIT

Czas trwania szkolenia, to 150 godzin dydaktycznych; 1 godzina dydaktyczna = 45 minut

  • W czasie 150 godzin zajęć do 70% ćwiczeń praktycznych
  • Zajęcia odbywają się w trybie dziennym (od poniedziałku do piątku) i weekendowym

Metodologia

Szkolenie prowadzone jest w formie warsztatów poprzedzonych wykładem, podczas którego prowadzący przedstawia liczne przykłady i interpretacje, oraz zaprasza uczestników do samodzielnego rozwiązywania zadań, które systematyzują i porządkują wiedzę, oraz pomagają w zdobyciu praktyki z zakresu archiwizacji i archiwistyki.

Wielkość grupy

Do 10 osób. Grupa szkoleniowa zostanie stworzona po zarejestrowaniu odpowiedniej ilości osób.

Egzamin/zaliczanie

  • ocena bezpośrednia na zakończenie szkolenia – egzamin wewnętrzny
  • obecność na szkoleniu (przynajmniej 80%)

Szkolenie prowadzi

Iwona Jędruszczuk – trener, doradca biznesowy

Informacje dodatkowe

  • Koszt szkolenia – 1300 zł/os.
  • Uczestnicy otrzymują komplet materiałów umożliwiający pogłębienie i utrwalenie wiedzy zdobytej w czasie zajęć dydaktycznych oraz materiały piśmiennicze
  • Organizator zapewnia serwis kawowy
  • Każdy uczestnik szkolenia otrzyma Zaświadczenia uczestnictwa w szkoleniu na podstawie § 18 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 11 stycznia 2012 r. w sprawie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych (Dz. U. poz. 186)